Una política de retratos profesionales para empleados responde a cinco preguntas: qué aspecto tienen las fotos, a quién pertenecen y dónde pueden usarse, cuándo se actualizan, cómo consiguen una los nuevos empleados y quién autoriza las excepciones. La mayoría de las empresas necesitan una sola página, no un capítulo entero de un manual.
Las nuevas cuentas de TeamShotsPro reciben actualmente 3 fotos de prueba con marca de agua para evaluar la calidad. Las licencias de pago incluyen 8 fotos según las tarifas publicadas vigentes. Una vez que la persona recién contratada sube su selfie, la inclusión en el directorio depende de la revisión y publicación. La generación tarda aproximadamente un minuto por foto.
Esta página está pensada para quienes gestionan fotos en una empresa. Si solo necesitas tu propio retrato, empieza con Portreya.
Para el despliegue tras la política, consulta nuestra guía de fotos corporativas. Si necesitas planificar el presupuesto, puedes ver el desglose de costes.
Qué estandarizar y qué dejar como está
Estandariza el marco, no a la persona: el fondo, el encuadre, el tipo de iluminación y el registro de formalidad. Eso es lo que logra que un directorio se vea coherente. Deja que cada uno mantenga su expresión, su aseo personal y su apariencia, siempre dentro de las normas habituales del entorno laboral. Las políticas que pretenden ir más allá del marco y controlar el aspecto físico suelen generar rechazo y, en ciertos lugares, incluso problemas legales. Haz esta prueba: dos fotos tomadas con un año de diferencia, siguiendo tu política, deberían parecer de la misma empresa, no necesariamente de la misma persona.
Consentimiento y derechos de uso
La foto de un empleado identificable se considera dato personal en muchas jurisdicciones. Tu política debería explicar dónde pueden aparecer las fotos (directorio, página web, propuestas comerciales, redes sociales), cuál es el propósito y la base legal de cada uso, y qué sucede tras la desvinculación. No asumas que hacer clic en subir una foto constituye una prueba automática de consentimiento válido. Salvo que una normativa específica para un puesto requiera lo contrario y cuentes con asesoramiento profesional, intenta que la participación sea voluntaria, ofrece la opción de usar iniciales o un avatar neutro, y asegúrate de que no participar no suponga ninguna desventaja en el trabajo. Gestiona el uso público de forma separada del uso interno.
En el caso de los retratos profesionales realizados con TeamShotsPro, al seleccionar o tomarte una nueva selfie, el archivo queda listo para su revisión. Al elegir "Usar esta foto", autorizas su subida y análisis para generar y comprobar la calidad de los retratos. La aprobación para procesar la selfie es distinta a la autorización para usar el retrato profesional terminado en un directorio, una web o cualquier otro lugar. Explica estos usos por separado en la política para tus empleados y revisa los pasos de subida y procesamiento de cualquier otro proveedor que utilices. Consulta la política de privacidad para conocer los detalles sobre el acceso y la retención de datos por parte del proveedor.
Disparadores y periodicidad de las actualizaciones
Los ciclos de renovación basados en el calendario suelen fallar sin que nadie se dé cuenta. El día de la sesión de fotos se pospone y el directorio se queda desfasado. Funcionan mejor las políticas basadas en disparadores. Actualiza cuando la apariencia cambie de forma notable, ya que el reconocimiento es la norma, cuando haya cambios de rol que afecten a dónde aparece la foto, o establece una edad máxima como red de seguridad, quizás de dos a tres años. La política debería hacer que pedir una actualización sea algo sencillo. Al final, lo que encarece los directorios obsoletos suele ser la fricción del proceso, no que los empleados sean reacios a hacerse nuevas fotos.
Nuevas incorporaciones y el problema de la coherencia
Tu política debería explicar cómo alguien que se une al equipo después del día de la sesión de fotos puede conseguir una imagen a juego, sin que esto convierta la incorporación en un trámite obligatorio. Ofrece la opción de generación con IA después de aclarar qué se subirá, quién podría procesarlo, dónde aparecerá el resultado y qué alternativa tiene el empleado. Si alguien que acaba de entrar decide voluntariamente seguir este flujo, solo necesita subir una selfie clara. La publicación en el directorio se hace efectiva tras la revisión y aprobación del trabajador, tal como indica la política. Generar la imagen lleva apenas un minuto. El documento debe detallar cómo añadir a las nuevas incorporaciones con el mismo estilo que el resto del equipo.
Para el proceso de la primera semana, consulta la guía sobre retratos profesionales para empleados y nuevas incorporaciones.
Una plantilla de una sola página
Usa la plantilla de directrices para fotos corporativas para conocer los requisitos de las imágenes.
El objetivo es tener fotos profesionales actuales y coherentes en todo el [directorio, sitio web, propuestas]. El estándar de estilo es el [fondo, encuadre, registro], gestionado de forma centralizada. La participación es voluntaria, a menos que se haya confirmado que el puesto requiere una imagen específica. Rechazar esta opción no supone ningún perjuicio laboral y tienes disponible [iniciales/avatar neutral]. Aviso y elección, cada uso se explica por separado y no se incluye dentro de la incorporación. Actualizaciones, se ofrecen tras un cambio importante de aspecto o puesto y cada [2-3] años como recordatorio. Nuevas incorporaciones, pueden elegir el proceso de retratos tras recibir el aviso y conocer las alternativas. Salidas de la empresa, responsable de la retirada de fotos públicas y plazo [responsable/plazo]. Excepciones, lo decide [responsable/puesto]. Adapta los corchetes, mantén la extensión en una página y añádelo como enlace desde la incorporación. Para los mecanismos de despliegue, consulta la guía de fotos corporativas, y para el presupuesto, revisa el desglose de costes.
Para planificar tu presupuesto, consulta los precios para equipos.
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