Guía de fotos corporativas: requisitos y plantilla gratis
MH
Matthieu van HaperenFundador y CEO, TeamShotsPro · Actualizado 3 de noviembre de 2026
Resumen rápido
La respuesta corta: una guía de fotos corporativas es una norma de una página que explica a los empleados cómo debe ser una foto de trabajo válida y a RR. HH. cómo recogerla y revisarla. Una foto corporativa válida:
muestra solo al empleado, mirando a cámara, con la cara completa visible y los ojos abiertos;
tiene un encuadre de cabeza y hombros, con la cara centrada y un poco de espacio sobre la cabeza;
usa un único fondo definido por la empresa (por ejemplo, gris claro liso) y luz uniforme, sin sombras marcadas;
respeta tu código de vestimenta, sin logotipos, eslóganes, gafas de sol ni gorras (se permiten excepciones religiosas y médicas);
no lleva filtros ni retoques fuertes y la persona se sigue pareciendo a la foto hoy;
se exporta como un único archivo cuadrado maestro válido para todas tus herramientas. Un JPEG de 1024 × 1024 px y menos de 4 MB cumple los límites publicados por Slack, Microsoft 365, Google Workspace y LinkedIn (comprobado el 28 de octubre de 2026).
Copia la plantilla de abajo, completa los corchetes y envíala con el mensaje preparado. Para que todas las fotos encajen sin una jornada de fotos, TeamShotsPro transforma una selfie por persona en fotos con el estilo propio de tu empresa.
¿Necesitas una foto solo para ti? Esta página es para empresas que definen un estándar de fotos para un equipo. Para una foto personal, consulta Portreya.
Cómo debe ser una foto corporativa válida
Usa esta tabla como la parte de "sí / no" de tu guía. Responde a la pregunta que más hacen los empleados: "¿Me vale esta foto?"
Desliza para ver todas las columnas →
Elemento
Válido
No válido
Personas en la foto
Solo el empleado
Fotos de grupo, amigos recortados, niños, mascotas
Cara
Cara completa visible, mirando a cámara, ojos abiertos
Gafas de sol, cara tapada, de perfil, ojos cerrados
Encuadre
Cabeza y hombros, cara centrada, poco espacio sobre la cabeza
Cuerpo entero, muy descentrada, cabeza cortada
Fondo
El fondo que define tu empresa (p. ej. gris claro liso o una oficina desenfocada)
Habitaciones recargadas, coches, playas, otras personas, texto
Luz
Luz uniforme en la cara, sin sombras marcadas
A contraluz de una ventana, luz cenital dura, oscura o con grano
Expresión
Sonrisa natural o gesto neutro relajado, según tu norma
Muecas, gestos, objetos
Ropa
Tu código de vestimenta (p. ej. business casual; uniforme en puestos con uniforme)
Tamaño y formato de la foto para Slack, Microsoft 365, Google Workspace y LinkedIn
Los empleados suben la misma foto a varias herramientas, y cada una tiene sus límites. Estos son los límites publicados por cada plataforma, comprobados el 28 de octubre de 2026. Las plataformas los cambian, así que revísalos cuando actualices tu guía.
Página de equipo de tu web, intranet, sistema de RR. HH.
Revisa la configuración de tu CMS o HRIS
Tu equipo web o de IT
Un archivo que sirve para las cuatro: un JPEG cuadrado de 1024 × 1024 px y menos de 4 MB. Es el tamaño máximo que acepta Slack, supera el mínimo de LinkedIn y está dentro de los límites de Microsoft 365 y Google Workspace. Guarda el original a tamaño completo como archivo maestro y haz los demás recortes a partir de él, nunca de una miniatura descargada.
Los tamaños pequeños también importan. Microsoft 365 guarda fotos de hasta 48 × 48 px, así que comprueba que cada cara se reconoce en miniatura antes de aprobarla.
Nombre del archivo: elige un patrón y ponlo en la guía, por ejemplo apellido-nombre-2026.jpg. Así la foto es fácil de encontrar cuando alguien cambia de puesto o se va.
Plantilla de guía de fotos corporativas (copiar o descargar)
Copia esto en tu manual de RR. HH., intranet o paquete de bienvenida. Sustituye todo lo que va entre [corchetes]. Borra las líneas que no necesites.
Guía de fotos corporativas de [nombre de la empresa]
Versión [1.0] · Responsable: [nombre, puesto] · En vigor: [fecha] · Próxima revisión: [fecha]
1. Por qué tenemos esta norma
Tu foto ayuda a compañeros, clientes y candidatos a reconocerte. Un estilo coherente hace que nuestra [página de equipo de la web / directorio / propuestas] se vea como una sola empresa.
2. A quién se aplica y dónde se usa
Se aplica a: [todos los empleados / puestos de cara al cliente / colaboradores que aparecen en nuestra web].
Tu foto puede aparecer en: [Slack o Microsoft Teams, Outlook o Gmail, el directorio de empleados, la página de equipo de la web, propuestas y presentaciones, firmas de correo, biografías de eventos y ponentes, LinkedIn (si quieres)].
Cómo tratamos tu foto, quién puede usarla y qué pasa cuando te vas se explica en nuestra [política de fotos de empleados, enlace].
3. Cómo debe ser tu foto
- Solo tú, mirando a cámara, con la cara completa visible y los ojos abiertos.
- Cabeza y hombros, cara centrada, un poco de espacio sobre la cabeza.
- Fondo: [gris claro liso / oficina desenfocada / nuestro color de marca HEX].
- Luz uniforme en la cara. Sin sombras marcadas ni ventanas detrás.
- Expresión: [sonrisa natural / gesto neutro relajado].
- Ropa: [business casual / formal para puestos de cara al cliente / tu uniforme]. Sin logotipos, eslóganes ni estampados llamativos.
- Sin gafas de sol ni gorras, salvo por motivos religiosos o médicos.
- Sin filtros de belleza, stickers, avatares ni estilos de dibujo. La foto debe parecerse a ti hoy.
4. Requisitos del archivo
- JPEG cuadrado, [1024 × 1024 px], menos de [4 MB]. Guarda el original.
- Nombre del archivo: [apellido-nombre-año.jpg].
5. Cómo conseguir tu foto
[Elige una opción y borra las demás.]
- Día de fotos: reserva un hueco en [enlace] el [fecha y lugar].
- Tu propia foto: hazte una foto que cumpla la sección 3 y súbela en [enlace / sistema de RR. HH.].
- Foto con IA con el estilo de la empresa: abre el enlace de invitación de [responsable], sube una selfie clara y elige tu foto favorita. [Nuestra herramienta aprobada: nombre.] Solo aceptamos fotos generadas con IA de esta herramienta y solo si se parecen a ti.
6. Plazo
- Nuevas incorporaciones: en tus primeros [5 / 10] días laborables.
- Resto del equipo: antes del [fecha].
7. Revisión
[Responsable] revisa cada foto según la sección 3 en un plazo de [2] días laborables. Si hay que cambiar algo, recibirás una nota breve con lo que debes corregir, por ejemplo "usa un fondo liso, por favor".
8. Actualizar tu foto
Actualízala cuando ya no te parezcas a tu foto, cuando cambie tu puesto allí donde se muestra o al menos cada [2 / 3] años. Puedes preguntar a [responsable] en cualquier momento.
9. Excepciones y dudas
Si no puedes o prefieres no aportar una foto, habla con [responsable]. Usaremos [tus iniciales / un avatar neutro] en su lugar. [Responsable] decide sobre otras excepciones.
Mensajes listos para enviar a empleados y nuevas incorporaciones
1. Pedir a todo el equipo una foto para el directorio (correo o Slack)
Asunto: Tu foto para el directorio de [empresa] antes del [fecha]
Hola, equipo: estamos actualizando las fotos en [Slack / Microsoft Teams / la web / el directorio] para que todos tengamos un estilo coherente y sea fácil reconocernos. Seguid la guía de fotos aquí: [enlace]. En resumen: solo tú, cabeza y hombros, [fondo], luz uniforme, sin filtros. [Cómo enviarla: enlace.] Enviad la vuestra antes del [fecha]. ¿Dudas o necesitas una alternativa? Escribe a [responsable]. ¡Gracias!
2. Bienvenida de nuevas incorporaciones (añádelo al correo de bienvenida o a la lista de la primera semana)
¡Bienvenido/a a [empresa]! Una pequeña tarea para tu primera semana: tu foto de perfil. Es como te reconocerán compañeros y clientes en [herramientas]. Sigue la guía aquí: [enlace] y súbela en [enlace] en tus primeros [5] días laborables. Si prefieres no aportar una foto, díselo a [responsable] y usaremos tus iniciales.
3. Pedir que repitan la foto (concreto y amable)
Hola, [nombre]: gracias por enviar tu foto. ¿Podrías mandar otra en la que [el fondo sea liso / se vea toda la cara / la luz te dé de frente]? Todo lo demás está perfecto. Aquí tienes un ejemplo de lo que funciona: [enlace].
Cómo revisar una foto en 10 segundos
Úsalo cuando llegue la foto de un nuevo empleado. Si falla un punto, envía el mensaje 3.
Solo aparece el empleado.
Se ve la cara completa y los ojos están abiertos.
Cabeza y hombros, cara centrada.
El fondo cumple la norma.
La cara está iluminada de forma uniforme, sin sombras marcadas.
Es nítida: sin desenfoque, sin píxeles, no es una captura de pantalla.
La ropa cumple el código de vestimenta.
Sin filtros, stickers ni cambios en la cara; se parece a la persona.
Se reconoce en miniatura.
Es un archivo cuadrado dentro de los límites de tamaño.
Cómo conseguir las fotos de nuevas incorporaciones y equipos en remoto
Una guía solo funciona si es fácil de cumplir, también para quien empieza la semana después del día de fotos o para el compañero que trabaja en otro país. Para que las nuevas incorporaciones y el personal en remoto tengan el mismo estilo a partir de una selfie, consulta fotos de equipo para empresas.
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Método
Funciona bien cuando
Qué tiene que hacer RR. HH.
Coherencia de las fotos
Día de fotos con fotógrafo
La mayoría está en una oficina el mismo día
Contratar al fotógrafo, organizar horarios, perseguir ausencias, organizar otra sesión para nuevas incorporaciones
Coherentes ese día; las incorporaciones posteriores necesitan otra sesión
Cada empleado envía su foto
Sois pocos y la norma es sencilla
Enviar la guía, revisar cada foto, pedir repeticiones
Varía según el móvil, la luz y el fondo de cada persona
Fotos con IA a partir de una selfie con un estilo de empresa fijo
Contratáis con frecuencia o trabajáis en remoto
Definir el estilo una vez, invitar al equipo, aprobar los resultados
Mismo fondo, encuadre y estilo para todos, también para las incorporaciones posteriores
TeamShotsPro convierte tu guía en una configuración, no en un documento que la gente tiene que leer. Un administrador define el estilo de la empresa una vez (fondo, encuadre, ropa), invita al equipo y cada persona sube una selfie. Sin entrenamiento de modelo. La generación tarda aproximadamente un minuto por foto. Puedes ver cómo funciona un mismo estilo de empresa para todo el equipo en nuestra página de fotos para equipos.
Cada persona recibe 8 fotos. Cada una se genera de forma individual, en lugar de elegirse de un lote de unas 40, y cada una se puede personalizar con 3 ediciones con IA gratis (arreglar un cuello, cambiar el fondo, ajustar el encuadre). Es como una navaja suiza: menos fotos, más control sobre cada una, para que todas cumplan tu norma. Las nuevas incorporaciones que invites después reciben el mismo estilo de empresa, así que su foto coincide con la del resto del equipo.
Si tu guía restringe las fotos generadas con IA, indica qué herramienta está aprobada y que la foto debe parecerse a la persona (sección 5 de la plantilla). Cada foto de TeamShotsPro se crea a partir de la selfie del propio empleado.
Foto corporativa de TeamShotsPro
Precios de TeamShotsPro según el tamaño del equipo
¿Nuevas incorporaciones más adelante? Solo pagas por las nuevas personas, según los tramos de tu nuevo total. Los créditos de fotos sin usar no caducan.
Precios en USD. Compra online: 2–199 personas. Para 200+ personas, introduce arriba el tamaño de tu equipo o reserva una demo.
TeamShotsPro usa precios por persona escalonados: 29,99 USD por persona en las personas 1–4, 23,99 USD en las 5–24, 19,49 USD en las 25–99 y 16,49 USD en las 100–199. El autoservicio cubre de 2 a 199 personas (mínimo 2 personas); para 200 o más, reserva una demo. Cada persona incluye 8 fotos y 3 ediciones con IA gratis por foto. Pago único, sin suscripción, y garantía de devolución de 14 días. Prueba antes 3 fotos de prueba gratis con el estilo propio de tu empresa, sin tarjeta.
Para quién es: equipos pequeños y medianos (de 2 a 199 personas). TeamShotsPro no tiene certificación de cumplimiento como SOC 2; DPA (acuerdo de tratamiento de datos) disponible bajo petición. Si tu área de compras exige un informe SOC 2, elige un proveedor certificado.
¿Qué debe incluir una guía de fotos corporativas?▼
A quién se aplica y dónde se usan las fotos; cómo debe ser una foto válida (solo el empleado, cara completa, cabeza y hombros, un fondo definido, luz uniforme, código de vestimenta, sin filtros); tamaño y formato del archivo; cómo conseguir la foto; un plazo para nuevas incorporaciones; quién revisa las fotos; cuándo actualizarlas y quién decide las excepciones. La plantilla de esta página cubre todo esto en una página.
¿Qué hace que una foto de empleado sea válida para el directorio de la empresa?▼
Muestra solo al empleado, mirando a cámara con la cara completa visible, con encuadre de cabeza y hombros sobre el fondo que define la empresa, con luz uniforme, nítida, sin filtros, y la persona se sigue pareciendo a ella hoy. Las excepciones religiosas y médicas a la norma de "sin gorras" siempre deben permitirse.
¿Qué tamaño debe tener la foto de perfil de un empleado?▼
Usa un JPEG cuadrado de 1024 × 1024 px y menos de 4 MB. El 28 de octubre de 2026, Slack pedía de 512 × 512 a 1024 × 1024 px, LinkedIn al menos 400 × 400 px y hasta 8 MB, Microsoft 365 hasta 4 MB y Google Workspace JPEG o PNG de hasta 5 MB. Guarda el original como archivo maestro.
¿Cómo pido a los empleados que envíen su foto?▼
Envía un mensaje breve con el motivo, un enlace a la guía, cómo enviarla y un plazo, e indica a quién dirigirse para pedir una alternativa. En esta página tienes tres mensajes listos: uno para todo el equipo, uno para nuevas incorporaciones y uno para pedir que repitan la foto.
¿Podemos obligar a los empleados a aportar una foto?▼
Depende del puesto, del país y del uso que se le dé a la foto, así que compruébalo antes de hacerla obligatoria y ofrece una alternativa, como las iniciales. El consentimiento, los derechos de uso y qué pasa cuando alguien se va corresponden a tu política de fotos de empleados; esta guía solo cubre cómo debe ser la foto y cómo recogerla.
¿Son válidas las fotos generadas con IA para los empleados?▼
Es una decisión de tu empresa, así que indícalo en la guía. Algunos empleadores prohíben las fotos de perfil generadas con IA, por ejemplo la AP 2.35.2 del San Mateo County Community College District. Si las permites, indica la herramienta aprobada y exige que la foto se cree a partir de la selfie del propio empleado y se parezca a él.
¿Cómo consiguen las nuevas incorporaciones y los empleados en remoto fotos que coincidan con las del resto del equipo?▼
Dales la misma guía y la misma forma de enviarla. Con un fotógrafo, eso supone otra sesión o un fotógrafo local que trabaje con tus especificaciones. Con TeamShotsPro, usan el mismo estilo de empresa a partir de una selfie: las fotos se generan. La generación tarda aproximadamente un minuto por foto.
¿Podemos probar TeamShotsPro antes de pagar?▼
Sí. Tienes 3 fotos de prueba gratis con el estilo propio de tu empresa, sin tarjeta. Las personas de pago empiezan en 29,99 USD e incluyen 8 fotos y 3 ediciones con IA gratis por foto, con garantía de devolución de 14 días.
Aproximadamente un minuto por foto
Una sola norma para cada incorporación
Copia la plantilla, completa los corchetes y envíala con el mensaje preparado. Para que cada nueva incorporación encaje con el equipo, prueba 3 fotos gratis con el estilo propio de tu empresa.
Matthieu van Haperen dirige TeamShotsPro y escribe sobre fotografía profesional, imagen de marca para equipos y formas prácticas de mantener coherentes las fotos de empleados en equipos distribuidos.
